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学生档案常见问题及解答

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1、学生档案是什么?里面有什么内容?

答:学生档案,也是人事档案,所收集的内容只限于你在学生时期的材料。

学生档案从你高中时开始建立,主要有学籍卡、中学毕业登记表、高考招生报名表、高考招生体检表等,如果你是团员,还有入团志愿书、介绍信等。当你考上大学,这份档案也随你进入就读的学校。你在大学的相关记录,如学籍卡、成绩单、体检表、学年鉴定表、高校毕业生登记表、党团材料、奖惩材料等会进入你的档案。

也就是说,你的学生档案里除了大学阶段的材料,还有中学阶段的材料。当你走上工作岗位后,你的人事档案将会更丰富。

2、学生档案有什么作用?

第一,档案是你的人生记录,是你人生经历最重要的历史凭证。没有档案,你就等于是一个“黑人”,没人知道你的历史,你自己讲的历史也没有凭据,没有人相信你。

第二,档案是你进入社会的第一个历史身份证明。如果你升学了,如考上研究生或专升本,你就读的学校需要调走你的档案,没有档案人家不录取你,考得再好也没有用;你要进政府部门、国企或事业单位找工作,人家首先要看你的档案,因为学生档案是你在学校的真实记录,你在学校的成绩怎么样、表现怎么样、政治面貌怎么样,这些都可以从你的档案中得到最可靠的答案。没有档案,谁敢要一个没有来历的“黑人” 呢?档案里该有的材料没有,不是跟没有档案一样吗?因此,就业、工作调动、出国政审、职称评审、工资调整,还是入党以及离退休手续的办理、各项证明的出具等等,都将以档案材料为重要的审核依据。

下面是一些没有档案无法办理的情况:

(1)工作前单位查档、政审(特别是行政机关、参军、事业单位);(2)升学考研、考公务员、出国、落户口、结婚、生育等;(3)评职称和工作调动;(4)购买社保、养老金的领取等;(5)转正定级和计算工龄。

3、我可以看自己的档案吗?

答:不能。在《干部人事档案管理条例》中明确规定,“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”。这是为什么呢?这样规定的目的是为了杜绝档案被伪造、涂改和增减,确保档案的真实性和完整性,从而保证它的凭证作用。所以,如果档案转递时,需要经过严格密封,自己不能拆开。

4、毕业了,我的档案放在哪里呢?

答:随着你毕业离校,你的档案也要随你离开学校。你的去向决定档案的去向,一般有以下几种情况:

(1)升学。你考上研或考上本科,你的档案转到新的学校。

(2)工作:

1)你进入国企、事业单位或政府机构等有资质保管档案的单位,同时你有正式编制,你的档案就转向你的工作单位。

2)你属于以下情况之一:

出国留学、自主创业、去私营公司、民营公司、外企、没有给你编制的企事业单位,你的档案则放在户籍所在市或县的人才机构,或工作所在地的人才机构。

(3)暂时未就业。如果你毕业时还没有就业:

1)你的档案可放在入学前户籍所在市或县的人才机构。

2)也可以与学校签定协议,暂时放在学校2年,等到找到工作时,再转到相应地方。

5、办理档案的迁出有哪些手续?

答:(1)首先要确定档案迁往的地方,具体迁往哪里请参考上文第4点,档案不能放在自己手上。

(2)档案原则上迁往你的报到证所在地。若迁往非报到证所在地,则需提供接收单位的调档函。

(3)办理时还需持有效证件如身份证或毕业证;如果委托他人办理,还需要提供亲笔签名的委托书及自己的身份证复印件和受委托人的身份证原件及复印件。

6、毕业后,档案可不可以一直放在学校?

答:原则上不可以,对于毕业时未就业的同学,档案可以暂存学校2年,找到工作后再转到相应的地方。对于超过2年的,我们不推荐其继续留在学校,其一,档案放学校不算工龄,对同学不利;第二,以后可能因各种原因要用到档案,除了办理就业手续,学校不会也没权给办理相关证明及手续;第三,学校存放档案空间有限,无法无限期的为已毕业的学生存放档案。

7、档案可以放在自己手上吗?

答:不能,必须放在具有档案保管资质的管理机构,才能确保档案的客观性和凭证作用。

8、档案去向如何查询,查询期限是多久?

毕业生档案邮寄地址按照就业报到证左上角地址或调档函原件显示的单位加盖公章即红章地址邮寄。有严格的交接签收程序,一般情况下不会遗失。毕业生到用人单位报到后,要及时到自己所在单位的人事主管部门了解自己的档案是否已经寄达。对寄到人才中心的档案,应及时到场或通过网络查询后确认并办理相关手续和缴费。

目前,我院档案室已经开发完成学生档案的网上查询系统,毕业生可登录网页:,查询个人档案去向,并根据档案邮寄机要号、邮寄地址到接收单位确认。机要局规定,学生档案寄出之日起一年内可追踪查询档案签收部门和签收人,超出一年,机要局不允查询。

9、学生档案是如何转递的?

学生档案是国家规定的机密文件,学校档案馆派专人送达省机要局交寄,各地机要部门又派专人送达档案接收单位,均有严格的交接签收手续。如遇特殊情况用人单位急需档案但因为转递时间所限不能及时寄达,且用人单位同意,可以申请通过邮局特快专递方式寄达,或档案馆密封交给本人自带和委托代领。(如果遗失后果自负)

通过机要形式转递档案因寄达省份距离远近不同一般需要十天左右,因此毕业生到用人单位报到后,应主动查询档案是否寄到该单位。

10、档案丢失怎么办?

原则上档案是不能补办的,如有丢失,学校档案馆只能提供当年录取名册、入学登记卡、大学成绩单等复印件,关于高中期间档案、获奖材料、党团组织材料等无法提供,并且提供的材料不完全具有与原件相等的说服力。



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